2日短縮という大きな目標

皆さんの会社は月次決算を何日でやっていますか。

私が新卒で入社した日本の中小企業は、10日くらいかけていたような気がします。その頃は手書き伝票を経理の人が会社の会計システムに手入力していたし、そんなことをしていたら確かに10日はかかると思います。年次決算については、1カ月以上もかけていたのではないかと思います。

外資系の会社に転職してからは、平均で3-5日で帳簿を締めている感じです。

今の会社も5日で締めています。これを2日短縮して、3日で月締めを完了させるという大きな目標を掲げて動いています。

そのために何をすればいいか。

やはり一番大きなポイントは、自動化ですね。マニュアルで内容を確認して、入力するＤａｔａを揃えて、入力していると長いものでは3時間かかります。それをシステムで自動化したり、各種の入力をエクセルやテキストからアップロードするようになると、ずいぶん早くなります。これはIT部門に依頼する内容なので自分たちだけではどうにもでない。時間はかかりますが、一つずつリクエストをしていくしかないです。

他にできるのは、細かい調整をしない。調整の仕訳を毎月から四半期に頻度を変える。ですが、これが理屈ではわかるのですが、経理上毎月一定金額の方が間違いに気が付きやすかったり、毎月だから習慣になって忘れないでできる等、毎月やっていることを四半期に一度というのはなんとなく心配です。

5日を3日にするということは40％削減するということ。大きな発想と意識の転換が必要です。工夫と仕組み作り、考えます。