古い電子メールは会社にとって有利か不利か

アメリカでは、一定期間経過したメールをサーバーから自動削除するという運用をしているところが多いようです。

それはなぜかというと、裁判王国アメリカでは会社に証拠の提出を求められた時にはあるものを全部提出しなければならず、過去何年にもわたる古い電子メールの中から該当するものを探すことの労力は膨大になる恐れがあるし、探したものに漏れがあれば隠ぺいしたとみなされるから、また探し出したものには過去の都合悪いものもある可能性があるかららしいです。

今働いている会社でも、ある時期「受信メールは1年、送信メールは6か月経過したらサーバーから削除されます」と宣言されて、とても焦ったし仕事に差し支えることがありました。各自重要な電子メールは自分で個人フォルダーに保存するか、それを再度自分宛てに送信して期間を延長させる等の工夫をしていました。

今はその警戒モードが去ったのか、過去のメールを検索してみると2年くらい前のは残っています。期間を少し伸ばしたのかもしれません。あまり詳しく聞くと再度その短期間で自動削除ルールが復活しても嫌なので、おとなしくしています。

今の標準Office OSでは個人で電子メールを保存するとき、受信日時がわかるように保存できないので、イチイチ保存した電子メールを開けるか日付をタイトルに含める等の工夫をしないといけないという問題もあり本当に手間がかかっていました。

ある人は電子メール丸ごとハードドライブに保管するという荒業をやっている強者もいます。その方に助けられたことは1度や2度ではありません。電子メールが仕事の基本になっていますから、賢く使っていきたいものです。