LOI - Letter of intent

通常顧客からの注文を貰う時には、発注書という書式を受け取ります。

交換部品等の少額のものは定価も決まっているので、現場の担当者が急いでいるの時に、品番と個数のみ電話やEメールで伝えてきてそれを発注書とみなす場合もありますが、高額の案件になればなるほど、製品の仕様が複雑になるので、見積書や仕様書で予め打ち合わせをしています。

購入側では、高額の場合は担当者が独断で発注することが出来ず、部長の承認が必要だったり、金額によっては役員会の承認が必要だったりします。そのプロセスが完了するのを待っていると、こちら側としても納期が間に合わなくなる時に発行してもらうのが、発注内示書とか先行手配依頼書とか呼ばれるもので、英語ではLetter of intentと言われます。まさに意志を表す手紙。

これは文言にもよると思いますが、通常は正式な発注書と同等の効果を持つものなので、気軽に書いてはいけません。判を押す側は、それを理解して押すべきです。会社によっては一切の内示書を禁止している会社もあります。多分、過去に法的問題が発生したことがあるのだと思います。

今の会社でも時々顧客に内示書の発行をお願いします。納期は大事ですからね。